Lundi, 9 h 10. Karim, responsable d’une équipe de huit techniciens dans une PME de maintenance industrielle, apprend qu’un de ses collaborateurs a quitté un chantier vendredi sans prévenir, laissant un client sans intervention. C’est la deuxième fois en deux mois. Son premier réflexe est d’écrire un courriel sec, en copie à la direction, pour « marquer le coup ». C’est souvent à ce moment précis que les difficultés commencent. Karim et son entreprise sont imaginaires ; la scène, elle, se répète dans beaucoup d’organisations.
Le courriel de recadrage, une sanction qui ne dit pas son nom
Le Code du travail définit la sanction comme toute mesure, autre que les observations verbales, prise par l’employeur à la suite d’un agissement du salarié qu’il considère comme fautif. Un courriel qui reproche un comportement précis et somme le salarié de le corriger peut donc être qualifié d’avertissement par un juge. Or un même fait ne peut pas être sanctionné deux fois. Si Karim envoie son courriel à 9 h 15, l’entreprise risque de ne plus pouvoir prononcer de sanction plus lourde pour l’abandon de chantier de vendredi.
Karim ne l’envoie pas. Il appelle la responsable des ressources humaines.
En fin de matinée, établir les faits
La première question de la RH n’est pas « quelle sanction ? » mais « que s’est-il passé, exactement ? ». Heure de départ du chantier, consignes données, échanges avec le client, témoins éventuels, explication fournie par le salarié. Une sanction se justifie par des faits précis, datés et vérifiables, pas par une impression générale. C’est aussi le moment de retrouver le premier épisode, deux mois plus tôt. Des faits connus depuis plus de deux mois ne peuvent plus, en principe, être sanctionnés pour eux-mêmes ; mais lorsque le même comportement se reproduit, l’employeur peut en tenir compte. Une sanction prononcée plus de trois ans avant l’engagement des nouvelles poursuites ne peut, elle, plus être invoquée.
Le délai de deux mois, et pas un jour de plus
L’employeur dispose de deux mois à compter du jour où il a eu connaissance des faits pour engager des poursuites disciplinaires. La connaissance qu’en a le supérieur hiérarchique direct compte : l’information de Karim, lundi matin, fait courir le délai. En pratique, l’engagement des poursuites correspond à la convocation à l’entretien préalable. Deux mois paraissent longs ; ils passent vite quand le dossier attend sur un bureau pendant les congés d’été.
Quelle procédure pour quelle sanction ?
Pour un avertissement, ou une sanction de même nature sans incidence, immédiate ou non, sur la présence du salarié dans l’entreprise, sa fonction, sa carrière ou sa rémunération, une notification écrite et motivée suffit. Pour toute autre sanction, comme une mise à pied, une mutation, une rétrogradation ou un licenciement, l’employeur doit convoquer le salarié à un entretien préalable, en indiquant l’objet de la convocation, la date, l’heure et le lieu de l’entretien, ainsi que la possibilité de se faire assister par une personne appartenant au personnel de l’entreprise. La sanction ne peut intervenir moins de deux jours ouvrables ni plus d’un mois après le jour fixé pour l’entretien. Si un licenciement est envisagé, l’entretien ne peut avoir lieu moins de cinq jours ouvrables après la présentation de la convocation, et le salarié peut, en l’absence de représentants du personnel, se faire assister par un conseiller extérieur inscrit sur une liste départementale.
Dans les entreprises d’au moins cinquante salariés, le règlement intérieur est obligatoire et fixe la nature et l’échelle des sanctions ; une sanction qu’il ne prévoit pas ne peut pas être prononcée, sauf le licenciement. Les amendes et autres sanctions pécuniaires sont interdites dans tous les cas. Lorsque les faits rendent impossible le maintien du salarié à son poste pendant la procédure, une mise à pied conservatoire peut être notifiée en même temps que la convocation ; ce n’est pas une sanction, mais une mesure d’attente.
L’après-midi, choisir avec mesure
Karim voulait une mise à pied. La RH n’exclut rien, mais pose la question de la proportion : deux départs anticipés en deux mois, aucun antécédent disciplinaire, un client mécontent mais pas de dommage chiffré. Le conseil de prud’hommes peut annuler une sanction irrégulière en la forme, injustifiée ou disproportionnée à la faute commise ; ces règles d’annulation ne visent pas le licenciement, dont le juge vérifie s’il repose sur une cause réelle et sérieuse. Pour une PME lyonnaise sans juriste en interne, solliciter un conseil en droit du travail à Lyon à ce stade, avant l’envoi de la convocation, permet de vérifier la qualification des faits et le choix de la procédure.
En fin de journée, la convocation à un entretien préalable à une éventuelle sanction est remise au salarié en main propre contre décharge. Karim n’a envoyé aucun courriel.
Si vous encadrez une équipe, gardez une seule règle de conduite : tant que la décision n’est pas prise, les reproches se font de vive voix et les faits se consignent pour soi, jamais dans un courriel adressé au salarié.
